|
Cine sunt si cu ce se ocupa? Munca unui secretar include activitati administrative si organizatorice pentru un director în administrarea unui departament sau al unei companii. Care sunt îndatoririle postului? Obligatiile includ: sa aiba grija de agenda de lucru si sa planifice orarul de lucru al directorului - sa aiba grija de corespondenta atât în limba materna cât si în cea straina - sa ia stenograme, sa proceseze texte, sa scoata la imprimanta, sa încheie minute la întruniri si sa pregateasca documentele necesare - sa organizeze vizitele si întrunirile personalului la biroul directorului - sa tina evidente ale sarcinilor si termenele lor scadente - sa îndrume si alti lucratori din cadrul serviciului de secretariat - sa întocmeasca corespondenta si alte documente, regulamente, reglementari, statute si decrete si sa caute informatii în acestea daca i se solicita - sa faca munca operativa (adica sa faca rezervari, sa cumpere bilete de calatorie, reviste etc.) - sa aiba grija de mediul de lucru din birou atât la director cât si în departamentul secretariat. Unde se desfasoara activitatea si în ce conditii? În birou sau spatii similare, unde mediul de lucru este destul de confortabil; munca însa tinde sa devina din ce în ce mai ampla, în functie de cerintele directorului, lucru greu de controlat. Ce instrumente / echipamente folosesc? În primul rând tehnologia computerizata, telefon, fax, dictafon si foto-copiator. De ce aveti nevoie pentru a reusi? Sa fi terminat studii medii cu diploma de bacalaureat. Mai importante decât studiile, totusi, sunt calitatile administrative si pregatirea solicitantului - daca stie sa scrie la masina, daca are cunostinte de computer, daca foloseste procesoare de texte, daca stie gramatica, sau cum se redacteaza corespondenta si care sunt regulile acesteia. Se cere putere de concentrare, o memorie buna, rabdare, încredere, punctualitate si precizie, o tinuta si o conduita eleganta si abilitati organizatorice.
|
